Implementatie KKFZ: ‘We willen leren, maar tegelijkertijd mogen we eigenlijk geen fouten maken’

Hoe implementeer je een kwaliteitskader? Marnix Malmberg, manager primair proces bij Neos, deelt hun ervaring met de implementatie van het Kwaliteitskader Forensische Zorg. ‘Het implementeren van het KKFZ heeft ons als organisatie veel opgeleverd, niet alleen voor forensische deelnemers.’

‘Toen we begonnen met de implementatie van het Kwaliteitskader Forensische Zorg (oftewel KKFZ), wisten we vanuit gesprekken met diverse partners dat we een uitdagende weg voor de boeg hadden.  We hebben besloten om hierbij de externe organisatie P5Com in te schakelen, gezien hun ervaring met implementatietrajecten op forensisch gebied. Zij hebben ons in dit proces begeleid, waarbij zij begonnen met een grondige nulmeting. Dat bracht voor ons de nog te bewandelen weg met kansen en knelpunten in kaart. Samen met een project- en adviesgroep van collega’s uit het primaire proces en bedrijfsvoering zijn we stap voor stap aan de slag gegaan met de implementatie.

We begeleiden al jaren forensische deelnemers, maar een eerste stap was voor ons het bepalen hoe we forensische deelnemers wilden huisvesten, met het oog op het toenemen van de instroom. We hebben er bij Neos voor gekozen om onze deelnemers niet op basis van een financieringsstroom te plaatsen, maar juist een mix na te streven. Een beslissing die aansluit bij onze zorgvisie en de krachtgerichte begeleidingsaanpak die we hanteren. We geloven dat we op deze manier het beste kunnen werken aan normalisatie en het herstel van de deelnemers. Ook menen we op deze manier het beste te kunnen voldoen aan het andere deel van onze opdracht, om de kans op recidive zo klein mogelijk te maken.

Handboek: voor forensisch én breder

Het implementeren van het KKFZ heeft ons als organisatie veel opgeleverd. Eén van de meest concrete resultaten en voorbeelden is de ontwikkeling van het handboek forensische zorg. In dit handboek staat een uitgewerkte deelnemersreis en worden de taken en verantwoordelijkheden beschreven. Daarmee wordt het voor de collega’s duidelijk hoe we binnen Neos omgaan met forensische zorg en wat concreet van hen wanneer wordt verwacht.

Maar ook zijn er zaken opgepakt die breder golden, niet alleen voor forensische deelnemers. Zo hebben we de werkwijze rond waarschuwingen, incidenten en calamiteiten onder de loep genomen en aangepast.

Wat voor ons zeker heeft bijgedragen om zaken goed te kunnen implementeren, is de inzet van coaches methodisch werken. Zij vervulden echt de rol van aanjager om collega’s op een coachende manier het (nieuwe) beleid in nauwe samenhang onze basis methodiek krachtwerk te kunnen laten toepassen in de praktijk.

Scholing en werkbezoeken

Natuurlijk zijn er ook hobbels bij het implementeren van het kader. Eén van de uitdagingen waar we tegenaan liepen, was de invulling van het scholingsprogramma. Met een hoge werkdruk van medewerkers en geen harde eisen vanuit het Kwaliteitskader, was het lastig om te bepalen welke medewerkers op welke manier geschoold moesten worden. Uiteindelijk zijn we tot een programma van verschillende modules gekomen. Het merendeel van de modules geldt voor veel collega’s, maar ook zijn er verdiepende modules die voor een selecte groep van collega’s geldt. Namelijk voor collega’s die intensief werken met deze doelgroep.

Als aanvulling op de theoretische modules zijn we nog altijd op zoek naar inspirerende sprekers of initiatieven die we kunnen bezoeken. Verleden jaar hebben we de film over het leven van ervaringsdeskundige Toon Walravens met veel collega’s en met Toon samen bekeken en hebben we met hem stil gestaan bij ons forensische werk. Dit is erg leuk en nuttig geweest. Maar ook werkbezoeken bij de collega’s van de Woenselse Poort en de Penitentiaire Inrichting (PI) Grave inspireerden en gaven ons meer inzicht in de doelgroep en wat we van elkaar nodig hadden in de samenwerking.

Paradox: leren én fouten voorkomen

Maar wat eigenlijk nog het meest lastige is bij de implementatie, is dat we als organisatie willen leren, maar we tegelijkertijd eigenlijk geen fouten mogen maken. Een klein foutje binnen het forensisch kader doet het doorgaans niet goed in de beeldvorming. Dat levert een paradoxale situatie op: willen leren door fouten te maken en tegelijkertijd fouten voorkomen. Iedere situatie vraagt daarin om een eigen oplossing. We kijken naar wat is er goed voor de medewerkers, voor de deelnemers en wat de consequenties zijn.

Zo worstelen we nog wel eens met het doen van aangifte tegen onze deelnemers. Als organisatie zeggen we dat we altijd aangifte doen van strafbare feiten door onze deelnemers richting onze medewerkers, passend bij het KKFZ. Maar hoe moet je hier mee omgaan als medewerkers dit zelf niet willen vanuit de angst dat de deelnemer hier op vervelende wijze op terugkomt? De naam van een medewerker komt bij een dergelijke aangifte vrijwel altijd terug in de aangifte of getuigenis. Als organisatie staan we dan tegen de muur en puzzelt het ons hoe we een veilige werkomgeving voor onze medewerkers kunnen realiseren. Dat is echt een zoektocht en goed afstemmen met elkaar.

De implementatie van het kader is nog in volle gang en qua scholing willen we echt nog meer de verdieping opzoeken. Al met al is de implementatie van het KKFZ een proces van leren, groeien en ontwikkelen. En we zijn zeker nog niet uitgegroeid. We zijn trots op wat we tot nu toe hebben bereikt en blijven ons inzetten om de kwaliteit van onze forensische zorg verder te verbeteren. Samen met de partners in het netwerk streven we ernaar om de best mogelijke zorg te bieden aan deze doelgroep.’

Marnix Malmberg is manager primair proces bij Neos. Deze Eindhovense organisatie zet zich in voor mensen die na detentie als onderdeel van de strafmaatregel begeleiding opgelegd hebben gekregen (forensische zorg) en biedt daarnaast begeleiding en opvang bij dak- en thuisloosheid en huiselijk geweld.

Contact hierover?